在撰写意见时,应注意以下几点:
意见是带有宣传、引导、说明、阐释意义的指导性文件,因此语气应相对缓和,不应使用命令行的强制口气。
意见中应较多地使用说理的表达方式,但说理要求简明,不应用写论文或宣传材料的手法做全面论述。
意见大多是就现实工作中出现的新情况、新问题,经过调查研究,提出解决问题的思路和办法。因此,写作意见时要注意选题,深入调查研究,掌握第一手资料。
主体部分应解决“如何认识”和“如何解决”这两个问题。内容安排应先写指导性意见,后写具体怎么做。对于内容较多、篇幅较长的意见,可以用序号或小标题形式排列,以使结构条理清晰明了。
提交的意见表述应当明确,不能含糊,应当提出具体意见,说明具体原因。
意见一般总是着眼于大局,从宏观上提出见解和意见,通常不做具体细致的工作安排,显示出充分的原则性和较大的灵活性。
意见应具有可操作性,无论是上行文、下行文还是平行文,都应有一定的可操作性。上行文的意见带有请示功能,下行文的意见具有指示功能,平行文的意见则供对方参考。
意见的标题一般也是发文单位加事由加文种,但如经上级机构批转或转发,则上级多半用“通知”的形式下达,而将“意见”全文附在后面。正文一般根据意见的多少,分部分或分条分点阐述。
提交意见书时间越早越好,以便有关领导或机构能够及时了解情况并作出决策。
在撰写意见时,应认真研读公文,真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况,确保意见内容准确无误。
通过遵循以上几点,可以撰写出具有指导性、实用性、规范性和可操作性的意见文件。
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